מנהלת משרד AI למנהלי חשבונות
ארבעים לקוחות. מי עוד לא העביר קבלות?
אלה היא מנהלת משרד AI שעובדת בוואטסאפ. היא מחזיקה לכל לקוח את הריטיינר, המשימות והדדליינים שלו, מזכירה לכם מי עוד לא העביר חומר, ומנסחת בקשת תשלום חודשית לכל לקוח.
7 ימים חינם · בלי כרטיס אשראי
המספרים מסודרים. הלקוחות פחות.
- ה-15 לחודש מתקרב, ושלושה לקוחות עוד לא שלחו חשבוניות ספקים.
- לקוח שלח צילום של קבלה בוואטסאפ בשבת בלילה. ביום ראשון כבר אין לכם מושג איפה היא.
- אתם גובים ריטיינר קבוע, אבל לקוח אחד אוכל לכם שלוש שעות בשבוע בטלפון.
- רואה החשבון ביקש מסמך לדוח השנתי. רשמתם את זה על פתק שנעלם.
- שני לקוחות לא שילמו את הריטיינר של החודש שעבר, ואף אחד לא שם לב.
מכירים? ככה נראה החודש של רוב מנהלי החשבונות העצמאיים.
איך מנהלי חשבונות עצמאיים מנהלים עשרות לקוחות קבועים?
עם קונטריל ואלה, מנהלת משרד AI שעובדת בוואטסאפ. כל לקוח מקבל פרויקט ריטיינר, עם משימות ודדליינים ביומן. משימות שהלקוח צריך לעשות, כמו להעביר קבלות, מופיעות לו בפורטל בלי הרשמה. אלה שולחת סיכום בוקר, הופכת הודעות קוליות ושיחות למשימות, ומנסחת תזכורת תשלום למי שמאחר.
יום שלישי של מנהלת חשבונות עצמאית, עם אלה
- 07:50
סיכום הבוקר
"בוקר טוב. עוד שישה ימים ל-15. המאפייה והקליניקה עוד לא העבירו חשבוניות ספקים, ומשה לא שילם את הריטיינר של ספטמבר. להזכיר לו?"
- 08:30
משימה ללקוח
ביקשתם מאלה להוסיף למאפייה משימה בפורטל להעביר את חשבוניות הספקים של החודש. היא מופיעה להם כשהם נכנסים לקישור.
- 11:20
שיחת טלפון
אחרי שיחה עם הקליניקה שלחתם לאלה הודעה קולית: צריך לבדוק את הוצאות הרכב ולשלוח להם טופס 106. היא פתחה שתי משימות בפרויקט שלהם.
- 13:00
הטיימר רץ
שלחתם לאלה "טיימר על התאמות בנק למאפייה" והטיימר נדלק. בסוף החודש תדעו כמה שעות הלקוח הזה באמת לוקח מכם.
- 15:30
פגישה בזום
פגישה עם לקוח חדש. אלה הצטרפה, תמללה וסיכמה מה הוא צריך ומתי, ופתחה את המשימות הראשונות בפרויקט שלו.
- 18:00
תזכורת עדינה
"משה לא שילם את ספטמבר. לשלוח לו את זה?" אלה ניסחה תזכורת עם קישור לתשלום בכרטיס. אישרתם, והיא יצאה.
מה אלה עושה בשבילכם
ריטיינר לכל לקוח
פתחו לכל לקוח פרויקט ריטיינר או בנק שעות, עם המשימות והמסמכים שלו. רואים בתמונה אחת מה פתוח אצל כל לקוח ומה מחכה לו.
לפרטיםהלקוח יודע מה הוא צריך להעביר
הוסיפו ללקוח משימות בפורטל, כמו להעביר קבלות או דפי בנק. הוא נכנס מקישור בלי הרשמה ורואה רק את מה שהגדרתם עבורו.
לפרטיםדדליינים שלא מפספסים
כל המשימות והדדליינים של כל הלקוחות בלוח אחד, מסונכרן ליומן גוגל. אלה שולחת סיכום בוקר ומזכירה מה מתקרב.
לפרטיםאיזה לקוח באמת משתלם
הפעילו טיימר בלחיצה או בהודעה לאלה, וראו כמה שעות כל לקוח לוקח בחודש. ככה יודעים למי להעלות את הריטיינר.
לפרטיםריטיינר שנגבה בזמן
שלחו בקשת תשלום חודשית לכל לקוח עם קישור לתשלום בכרטיס, ותנו לאלה לנסח תזכורת למי שמאחר. כשהכסף נכנס היא מציעה להפיק חשבונית.
לפרטים
שאלות שכולם שואלים
קונטריל היא תוכנת הנהלת חשבונות?
לא. את הספרים ממשיכים לנהל בתוכנה שלכם. קונטריל מנהלת את העבודה מול הלקוחות: מה כל לקוח צריך להעביר, מה פתוח, כמה זמן הוא לוקח ומי לא שילם.
הלקוח יכול לשלוח לאלה קבלות?
לא. אלה עובדת רק מולכם. כשלקוח שולח לכם קבלה, מעבירים אותה לאלה והיא משייכת אותה ללקוח הנכון ופותחת משימה אם צריך.
אפשר לנהל עשרות לקוחות קבועים?
כן. לכל לקוח יש פרויקט משלו, ובלוח המשימות רואים את כולם יחד. ככה רואים מה מתקרב אצל כל הלקוחות בבת אחת.
יש לי עובדת במשרד. היא יכולה לעבוד איתי?
כן. במסלולים לצוות מוסיפים משתמשים, מקצים להם משימות ומגדירים הרשאות. כל אחד רואה את מה שהוא צריך.
אלה מתמללת שיחות טלפון עם לקוחות?
כן, אם הקלטתם את השיחה. מעלים את ההקלטה לאזור הפגישות ומקבלים תמלול וסיכום עם משימות. אפשר גם פשוט לשלוח לה הודעה קולית אחרי השיחה, והיא תפתח את המשימות.
תחזרו למספרים. אלה על כל השאר.
הודעה אחת בוואטסאפ ואלה מתחילה לעבוד. 7 ימים חינם, בלי כרטיס אשראי.
7 ימים על חשבוננו · בלי כרטיס אשראי · בלי אותיות קטנות